1 października 2025 r. w Polsce ruszył powszechny system kaucyjny dla wybranych opakowań po napojach. Jego cel jest prosty: wyższy poziom selektywnej zbiórki i recyklingu, mniej śmieci w przestrzeni publicznej oraz bardziej zamknięty obieg surowców. Dla firm to jednak nie tylko zmiana „etykiety cenowej”, lecz przede wszystkim reorganizacja procesów sprzedażowych, ewidencyjnych i logistycznych – od paragonu i faktury, przez magazyn, po rozliczenia z operatorem.
Co obejmuje system kaucyjny
System dotyczy trzech grup opakowań: jednorazowych butelek PET do 3 l, metalowych puszek do 1 l oraz wielorazowych butelek szklanych do 1,5 l. Kaucja wynosi 0,50 zł dla PET i puszek oraz 1,00 zł dla butelek wielorazowych. Opakowania muszą być oznaczone specjalnym znakiem systemu, a identyfikacja odbywa się m.in. poprzez czytelny kod kreskowy.
Jak wygląda zwrot dla konsumenta
Klient może oddać opakowanie w dowolnym punkcie zbiórki i odzyskać kaucję bez paragonu. Warunek: nieuszkodzone, niezgniecione opakowanie z czytelnym kodem. To prosta ścieżka dla użytkownika, ale po stronie detalu i operatorów wymaga precyzyjnej ewidencji przepływu zarówno opakowań, jak i środków pieniężnych.
Kto musi prowadzić zbiórkę
Sklepy o powierzchni powyżej 200 m² mają obowiązek dołączyć do systemu – pobierać kaucję przy sprzedaży oraz przyjmować puste opakowania i zwracać środki. Mniejsze punkty mogą uczestniczyć dobrowolnie. Jednocześnie w każdej gminie powinien działać co najmniej jeden stacjonarny punkt zbiórki, aby zapewnić klientom wygodny dostęp.
Rola producentów i operatorów
Za logistykę, rozliczenia i organizację odpowiadają wyspecjalizowani operatorzy systemu kaucyjnego. Producenci wprowadzający napoje muszą zawrzeć z nimi umowy, korzystać ze zharmonizowanego oznakowania i utrzymywać zgodność przepływów danych o opakowaniach. W praktyce to nowe interfejsy, raporty i kanały komunikacji pomiędzy firmą a operatorem.
Konsekwencje dla sprzedaży i dokumentów
Kaucja staje się osobną pozycją na paragonie i fakturze – nie jest przychodem ani kosztem, ale środkami powierzonymi, które „podróżują” między klientem, sklepem i operatorem. To wymusza aktualizację kas fiskalnych, POS-ów ( więcej na : https://www.comarch.pl/erp/comarch-retail/systemy-pos/ ) i ERP, a także przygotowanie wzorców dokumentów oraz kontrolę poprawności stawek (kaucja zwolniona z VAT). Firmy powinny wdrożyć mechanizmy weryfikujące: czy każda sprzedaż produktu objętego systemem dolicza kaucję i czy zwrot jest rozpoznawany prawidłowo.
Logistyka zwrotna i magazyn
Sklep staje się lokalnym punktem zbiórki – trzeba wygospodarować strefę składowania, ustalić rytm odbiorów i wdrożyć procedury bezpieczeństwa. Jeśli wykorzystywane są automaty (recyklomaty), ich integracja z systemem magazynowo-księgowym przyspiesza rozliczenia, minimalizuje pomyłki i pozwala na bieżąco raportować stany opakowań według kategorii.
Master data: nowe kody, nowe cechy
Każdy towar objęty kaucją wymaga aktualizacji kartotek: przypisania kwoty kaucji, oznaczeń systemowych, ewentualnie nowych kodów EAN dla „wersji kaucyjnych” i zaplanowania płynnego przejścia ze starych opakowań do nowych. To krytyczny element – błędne lub niepełne dane produktowe prowadzą do niezgodności na paragonie i w księgowości.
Księgowość i raportowanie
W ewidencji należy rozdzielać kaucję pobraną, zwróconą oraz przekazaną do operatora. Z perspektywy sprawozdawczości istotne są rejestry pozwalające śledzić ruch opakowań i przepływy pieniężne – najlepiej automatycznie powiązane z dokumentami magazynowymi i sprzedażowymi (np. WKA/PKA). Dzięki temu możliwe jest szybkie uzgadnianie sald, audyt i przygotowanie danych na potrzeby kontroli.
Technologia: jak mogą pomóc systemy ERP
Dostawcy oprogramowania biznesowego udostępniają funkcje wspierające pełną obsługę kaucji: wyodrębnienie opakowań kaucyjnych w kartotekach, schematy powiązań z towarami, osobne naliczanie płatności zwolnionych z VAT oraz automatyczne generowanie dokumentów ewidencyjnych. Aktualne wersje systemów Comarch ERP Optima oferują już konfiguracje i procesy obsługujące sprzedaż produktów z kaucją systemową i dotychczasowymi kaucjami (np. skrzynki), wraz ze szczegółową dokumentacją w Bazie Wiedzy Comarch. Regularne sprawdzanie komunikatów producenta ułatwia zachowanie zgodności z przepisami i planowanymi zmianami.
Plan działania dla firmy: 6 kroków
- Inwentaryzacja asortymentu – identyfikacja SKU objętych kaucją, określenie nowych cech i kodów.
- Aktualizacja systemów – kasy, POS, ERP, integrację z automatami i raportowanie do operatora.
- Model ewidencji – rozdzielenie kaucji w rejestrach podatkowych i finansowych, definicja dokumentów pomocniczych.
- Logistyka zwrotna – miejsca składowania, harmonogramy odbiorów, reguły bezpieczeństwa i czystości.
- Szkolenia personelu – obsługa zwrotów bez paragonu, weryfikacja kodów, komunikacja z klientem.
- Komunikacja do klientów – jasne zasady przyjęć i zwrotów, oznakowanie punktu zbiórki, FAQ przy kasie.
Podsumowanie: duża zmiana, realne korzyści
System kaucyjny to jedna z największych rewolucji regulacyjnych w handlu od lat. Wymaga szybkiej adaptacji procesów, ale w zamian porządkuje obieg opakowań, ogranicza koszty środowiskowe i buduje przewagę wizerunkową marek, które sprawnie przeprowadzą klientów przez zmianę. O sukcesie zadecydują dane produktowe, szczelna ewidencja i dobrze zintegrowane narzędzia IT – dzięki nim kaucja stanie się przewidywalnym, automatycznym elementem codziennej sprzedaży i rozliczeń.