Utrzymanie porządku i efektywnego przepływu pracy zwłaszcza w średnich i dużych przedsiębiorstwach bywa nie lada problemem. Jednocześnie są to jedne z fundamentalnych czynników utrzymania konkurencyjnej przewagi firm. Jeśli na co dzień mierzysz się z takimi wyzwaniami jak „gubienie” zadań lub problemy w ich delegowaniu, utrudniony dostęp do dokumentacji czy strata czasu na rutynowe, powtarzalne zadania, to znak, że pora wdrożyć system workflow.
System workflow – więcej niż automatyzacja jednego procesu
System workflow to pojęcie odnoszące się, po pierwsze, do pewnego zorganizowanego obiegu procesów zadań w firmie, po drugie – do oprogramowania workflow, czyli dedykowanego systemu IT, który pozwala uporządkować i zautomatyzować szereg działań w różnych działach organizacji – od HR, przez sprzedaż, po księgowość. Może obejmować m.in. elektroniczny obieg dokumentów, usprawnienie procesów logistycznych, sprzedażowych czy marketingowych. Cel jest jeden – umożliwienie całościowego zarządzania zadaniami, delegowanie ich i monitorowanie postępów za pośrednictwem jednego dedykowanego oprogramowania.
Kiedy Twojej firmie jest potrzebny system workflow?
Każde przedsiębiorstwo zarządza swoją pracą nieco inaczej. Im większa skala organizacji, tym więcej zadań do zrealizowania i tym więcej procedur do opracowania, Wszystko po to, by utrzymać porządek oraz budować wysoką efektywność. W wielu organizacjach informacje wciąż przekazywane są ustnie, mailowo albo telefonicznie, co generuje chaos, opóźnienia i problemy komunikacyjne.
Jeśli zauważasz, że w Twojej firmie:
- cyklicznie dochodzi do opóźnień lub błędów w realizacji zadań,
- pracownicy tracą masę czasu na wykonywanie rutynowych, powtarzalnych czynności (bo np. są wykonywane ręcznie),
- delegowanie zadań okazuje się kłopotliwe lub nieefektywne,
- występują utrudnienia w raportowaniu lub dostępie do pełnej dokumentacji projektowej,
- potrzeba kontroli statusu realizowanych projektów w dowolnym momencie,
- brakuje spójności w obiegu dokumentów i trudno zidentyfikować kto, kiedy i na jakim etapie procesu podjął konkretne działania
…to znak, że czas na wdrożenie workflow system. Rozwiązania, które pomoże Ci zadbać o skrócenie czasu realizacji rutynowych działań, przyspieszenie obiegu dokumentów, automatyzację procesów biznesowych (maksymalizując ich efektywność), uporządkować wewnętrzne procedury w organizacji, a także zapewnić solidne wsparcie pracowników.
Dlaczego warto wdrożyć system workflow w firmie? Korzyści wynikające ze wdrożenia
Na poziomie operacyjnym system workflow eliminuje konieczność ręcznego zarządzania zadaniami i dokumentami w różnych kanałach komunikacji. W zamian oferuje jedno źródło prawdy o tym, co zostało wykonane, kto jest za to odpowiedzialny oraz na jakim etapie znajduje się dany proces. Możliwość działania w tak zintegrowanym i zoptymalizowanym środowisku okazuje się zbawienne zwłaszcza w złożonych strukturach i organizacjach, gdzie zespół jest rozproszony i równolegle realizowane jest wiele projektów. Podstawowe elementy systemu workflow pozwalają utrzymać tempo działania, reagować na opóźnienia, zanim do nich dojdzie, zredukować czas oczekiwania i ograniczyć ryzyko przeoczeń, co wspierane jest dodatkowo przez automatyczny system powiadomień czy przypisywania zadań.
Wdrożenie systemu workflow przynosi efekty szczególnie tam, gdzie procesy mają wiele etapów i angażują różne działy. Przykładowo w wielu firmach czasochłonna okazuje się akceptacja faktur kosztowych, to zaś może generować problemy z terminowymi płatnościami albo budżetowaniem. W cyfrowym środowisku workflow zadanie trafia do konkretnego użytkownika, on zaś otrzymuje dostęp do dokumentu, wykonuje przypisaną akcję i przekazuje dalej. Takie zarządzanie procesami eliminuje potrzebę śledzenia maili lub rozmów telefonicznych, ponieważ wszystkie informacje są dostępne bezpośrednio w systemie.
Na poziomie strategicznym oprogramowanie wspiera business process management. Proces workflow można zaprojektować w sposób uwzględniający procedury wewnętrzne, zależności między poszczególnymi zadaniami lub rzeczywiste ścieżki decyzyjne. Oznacza to dokładniejsze odwzorowanie struktury, ale i łatwiejszą jej modyfikację w odpowiedzi na bieżące potrzeby. System pozwala ponadto na monitorowanie przepływu danych i ocenę efektywności każdego etapu, co przekłada się na realną możliwość optymalizacji działań biznesowych.
System workflow to narzędzie wspierające przepływ informacji, digitalizację procesów i przeniesienie zarządzania codzienną operacyjnością do jednego narzędzia. W dłuższej perspektywie wpływa to pozytywnie na spójność wewnętrzną i efektywność całej organizacji. Fundamentem skutecznego wdrożenia takiego dedykowanego oprogramowania jest wstępna, rzetelna analiza potrzeb i możliwości przedsiębiorstwa, a następnie dobranie narzędzia, które idealnie odpowiada na wyzwania, z jakimi mierzy się lub może w przyszłości mierzyć się organizacja.
