Podpis Dokumentu Profilem Zaufanym

Dokument można bezpłatnie podpisać profilem zaufanym na stronie podpis.gov.pl. Wystarczy zalogować się profilem zaufanym i wgrać plik o wielkości do 25 MB, obsługiwany w formatach takich jak PDF, DOCX, XML oraz innych. Następnie należy kliknąć „Podpisz podpisem zaufanym” i potwierdzić tożsamość kodem SMS. W efekcie powstaje plik PAdES (dla PDF) lub XAdES (dla pozostałych formatów), który posiada pełną moc prawną podczas kontaktów z instytucjami publicznymi, zgodnie z art. 20ae ustawy o informatyzacji. Jednakże podpis zaufany nie zastępuje własnoręcznego podpisu w umowach prywatnych, do tego celu potrzebny jest kwalifikowany podpis elektroniczny.

Jak podpisać dokument profilem zaufanym?

Aby podpisać dokument profilem zaufanym, odwiedź stronę i zaloguj się za pomocą profilu zaufanego lub przez bankowość elektroniczną. Następnie dodaj plik do podpisania, klikając przycisk dodaj plik lub przeciągając dokument na wyznaczone miejsce na stronie. Po załadowaniu pliku wybierz opcję podpisz podpisem zaufanym i zatwierdź czynność, wpisując kod autoryzacyjny, który zostanie przesłany SMS-em na Twój numer telefonu powiązany z profilem.

Po wprowadzeniu prawidłowego kodu system wygeneruje podpisany dokument do pobrania na urządzenie. Cały proces trwa zazwyczaj kilka minut i jest całkowicie darmowy dla użytkowników posiadających profil zaufany.

Usługa podpisywania dokumentów przy wykorzystaniu profilu zaufanego dostępna jest na stronie. To oficjalna platforma Ministerstwa Cyfryzacji oraz Centrum e-Zdrowia. Możesz do niej trafić wpisując adres bezpośrednio w przeglądarce lub korzystając z przycisku „Podpisz lub sprawdź dokument” na stronie, w sekcji poświęconej podpisowi zaufanemu.

Aby się zalogować, użyj:

• Profilu zaufanego,
• E-dowodu,

Serwis działa płynnie na każdej nowoczesnej przeglądarce, niezależnie od tego, czy korzystasz z komputera, tabletu czy smartfona. Nie musisz instalować żadnego dodatkowego oprogramowania, cały proces podpisywania odbywa się bezpośrednio w przeglądarce, co sprawia, że jest to szybkie i bardzo wygodne rozwiązanie.

Jakie są podstawowe kroki do złożenia podpisu?

Podstawowe etapy składania podpisu zaufanego obejmują:

• Wejście na stronę ,
• Załadowanie pliku, który ma zostać podpisany,
• Wybranie opcji podpisz podpisem zaufanym.

Po uruchomieniu procesu podpisywania użytkownik zostaje przekierowany do strony logowania, gdzie potwierdza swoją tożsamość poprzez profil zaufany lub bankowość elektroniczną. Kolejnym krokiem jest autoryzacja za pomocą jednorazowego kodu SMS, wysłanego na numer telefonu przypisany do profilu. Taki kod ma ograniczony czas ważności, dlatego należy go szybko wpisać. Po poprawnym potwierdzeniu dokument jest przetwarzany, a system automatycznie tworzy plik z dołączonym podpisem. Ostatnia czynność to kliknięcie przycisku pobierz podpisane dokumenty, co pozwala na zapisanie podpisanego pliku na komputerze lub innym urządzeniu.

Co należy zrobić po dodaniu dokumentu do usługi?

Po dodaniu dokumentu do usługi warto sprawdzić, czy plik został poprawnie wczytany, system pokaże jego nazwę oraz rozmiar. Upewnij się też, że plik nie przekracza 25 MB i ma odpowiedni format, na przykład PDF, DOCX, XML czy JPG.

Kiedy wszystko jest gotowe, kliknij przycisk Podpisz i wybierz preferowaną metodę podpisu. W przypadku korzystania z profilu zaufanego wybierz opcję Podpis zaufany.

System przekieruje cię wtedy do strony autoryzacji, gdzie będziesz musiał potwierdzić swoją tożsamość, logując się lub przez bank. Następnie wpisz kod, który otrzymasz w wiadomości SMS.

Pamiętaj, aby nie zamykać okna przeglądarki podczas tego etapu. Jeśli przerwiesz procedurę, dokument nie zostanie podpisany i konieczne będzie rozpoczęcie wszystkiego od początku.

Co powstaje po zakończeniu procesu podpisywania?

Po zakończeniu podpisywania system tworzy nowy plik, który zawiera oryginalny dokument razem z dołączonym, zaufanym podpisem. W przypadku plików PDF wynikowy dokument przyjmuje format PAdES, podpis jest bezpośrednio zintegrowany ze strukturą pliku, a rozszerzenie pozostaje bez zmian, czyli .Pdf.

Dla innych typów plików, takich jak DOCX, XML czy JPG, system generuje specjalny kontener XAdES w formacie .Xml lub .Xades. Ten plik mieści w sobie zarówno pierwotny dokument, jak i powiązane z podpisem metadane.

Po zakończeniu można pobrać przygotowany plik, klikając przycisk Pobierz podpisane dokumenty. Warto przy tym od razu skorzystać z dostępnej na stronie funkcji weryfikacji, aby upewnić się, że podpis jest prawidłowy. Dokument z podpisem elektronicznym ma równorzędną wartość prawną z dokumentem opatrzonym podpisem własnoręcznym, zwłaszcza w kontaktach z urzędami i innymi instytucjami publicznymi.

Jakie formaty plików można podpisać profilem zaufanym?

Na portalu można podpisać pliki w bardzo różnorodnych formatach. Wśród obsługiwanych typów znajdują się między innymi dokumenty pdf, doc, docx, xls, xlsx, a także prezentacje ppt i pptx. Portal radzi sobie także z plikami odp, ods, odt, rtf, txt, csv, xml, html oraz xhtml. Co więcej, dostępne jest podpisywanie obrazów takich jak jpg, jpeg, png, tiff, svg czy gif.

Dostępne są również formaty multimedialne, oparte na dźwięku i wideo, na przykład wav, mp3, mp4, avi oraz ogg. Użytkownicy mogą również podpisać specjalistyczne pliki wykorzystywane w geodezji i projektowaniu CAD, takie jak dwg, dxf, dgn, gml, geotiff, czy jp2. Nie zapomniano też o archiwach: zip, tar, gz oraz 7z także można podpisać bez problemu.

Serwis obsługuje ponadto formaty podpisów elektronicznych, w tym popularne xades, pades, cades oraz asic. Warto jednak mieć na uwadze pewne ograniczenia, podczas jednej sesji można podpisać maksymalnie pięć plików, a suma ich rozmiarów nie może przekroczyć 25 mb.

Jakie są ograniczenia dotyczące rozmiaru pliku PDF?

Użytkownik może jednocześnie przesłać maksymalnie 5 plików, jednak ich łączna wielkość nie może przekroczyć tej samej wartości. Jeśli rozmiar przekroczy dozwolony próg, system wyświetli komunikat o błędzie, a plik będzie trzeba skompresować lub podzielić przed ponowną próbą podpisania.

Warto zwrócić uwagę, że duże dokumenty PDF, szczególnie te zawierające skany czy liczne obrazy, szybko osiągają limit. W takich sytuacjach pomocne okazują się bezpłatne narzędzia online do kompresji PDF lub programy takie jak Adobe Acrobat. Jeśli chodzi o pliki przesyłane przez ePUAP jako załączniki, limit całkowitego rozmiaru przesyłki wynosi 150 MB, jednak dotyczy to wyłącznie skrzynki ePUAP, a nie usługi podpisu elektronicznego.

Jak sprawdzić ważność podpisu na dokumencie?

Ważność podpisu zaufanego można łatwo sprawdzić na stronie . Wystarczy wgrać dokument z podpisem, a system sam wykryje zawarte w nim podpisy i wyświetli ich szczegóły.

Przy każdym podpisie znajdziesz informacje takie jak:

• Imię i nazwisko osoby podpisującej,
• Data oraz godzina złożenia podpisu,
• Numer certyfikatu,
• A także status,ważny lub nieważny.

Podpis uznaje się za ważny, jeśli dokument pozostał niezmieniony po podpisaniu, a certyfikat podpisującego jest aktualny i nadal ważny. Można również zweryfikować podpis w programach do przeglądania plików PDF, które obsługują podpisy PAdES, na przykład w Adobe Acrobat Reader. W takim przypadku ikona podpisu pojawi się w bocznym panelu aplikacji. Weryfikację podpisów w formacie XAdES umożliwia natomiast narzędzie dostępne na stronie Narodowego Centrum Certyfikacji (NCCert).

Jak wysłać podpisany dokument do urzędu przez ePUAP?

Następnie wybierz opcję pismo ogólne do podmiotu publicznego. W wyszukiwarce instytucji na ePUAP wpisz nazwę urzędu, do którego adresujesz dokument, a następnie wskaż odpowiedni podmiot.

Wypełnij formularz, podając temat oraz treść pisma, a następnie dołącz podpisany plik jako załącznik. Obsługiwane formaty to między innymi pdf, docx oraz xml, a maksymalny łączny rozmiar wszystkich załączników nie może przekroczyć 150 mb.

Po dodaniu wszystkich plików podpisz dokument profilem zaufanym i kliknij wyślij. W ten sposób pismo zostanie dostarczone do skrzynki ePUAP wskazanego urzędu. Na twoim koncie pojawi się urzędowe poświadczenie przedłożenia (upp), elektroniczne potwierdzenie z datą i godziną przesłania dokumentu.

Dlaczego nie mogę podpisać dokumentu profilem zaufanym?

Najczęstszym powodem, dla którego nie można podpisać dokumentu profilem zaufanym, jest jego wygaśnięcie lub brak aktywności. Profil ten pozostaje ważny przez trzy lata i wymaga odnowienia poprzez ponowne potwierdzenie tożsamości.

Kłopoty z otrzymaniem kodu SMS często wynikają z nieaktualnego numeru telefonu przypisanego do profilu. Dlatego warto zweryfikować poprawność numeru w ustawieniach na stronie.

Jeśli pojawiają się błędy autoryzacji podczas korzystania z przeglądarki, pomocne może być:

• Wyczyszczenie pamięci podręcznej i plików cookies,
• Uruchomienie trybu incognito,
• Spróbowanie użycia innej przeglądarki.

Plik do podpisania musi spełniać określone wymagania dotyczące formatu i rozmiaru, nie powinien przekraczać 25 MB i musi być zapisany w obsługiwanym formacie, co warto wcześniej sprawdzić. Informacje o aktualnym stanie serwisu można także uzyskać, dzwoniąc na infolinię Centrum Pomocy pod numer 42 253 54 80.

Czy podpisem zaufanym można podpisać umowę z firmą?

Podpis zaufany, według polskiego prawa, może zastąpić własnoręczny jedynie w kontaktach z instytucjami publicznymi, takimi jak urzędy skarbowe, zus, sądy czy ministerstwa. W przypadku relacji między firmami prywatnymi lub między osobą prywatną a przedsiębiorstwem, podpis zaufany nie spełnia wymagań formy pisemnej określonej w kodeksie cywilnym. W takich sytuacjach konieczny jest kwalifikowany podpis elektroniczny lub tradycyjny podpis własnoręczny.

Oznacza to, że dokumenty takie jak umowy handlowe czy umowy o pracę, które muszą być sporządzone w formie pisemnej pod groźbą nieważności, nie mogą być skutecznie zawarte z wykorzystaniem podpisu zaufanego. Wyjątkiem są przypadki, gdy strony dobrowolnie zdecydują się na elektroniczną formę dokumentu i wspólnie zaakceptują podpis zaufany, wtedy umowa zachowuje ważność jako dokument elektroniczny, a nie pisemny. Do zawierania kontraktów biznesowych rekomenduje się użycie kwalifikowanego podpisu elektronicznego, który zgodnie z rozporządzeniem eidAS ma równoważną wartość prawną z podpisem własnoręcznym na terenie całej Unii Europejskiej.

Jaką moc prawną ma podpis zaufany?

Podpis zaufany to rodzaj zaawansowanego podpisu elektronicznego, określony w rozporządzeniu eIDAS, który jednak opiera się na certyfikacie niekwalifikowanym. W praktyce oznacza to, że w kontaktach prywatnych nie ma on takiej samej mocy prawnej jak podpis własnoręczny.

Zgodnie z art. 20ae ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, dokumenty elektroniczne opatrzone podpisem zaufanym w relacjach z administracją publiczną mają skutki prawne porównywalne do tych, które daje podpis własnoręczny, o ile przepisy nie stanowią inaczej. Dzięki temu możesz składać elektronicznie podania, wnioski lub pisma do urzędów, które będą miały pełną wartość prawną, tak jak tradycyjne dokumenty papierowe. W kontaktach z instytucjami publicznymi taki podpis traktowany jest jak oryginał złożony osobiście.

Jednak gdy chodzi o relacje prywatne czy biznesowe, zdecydowanie większą moc prawną zapewnia kwalifikowany podpis elektroniczny. Ten rodzaj podpisu jest całkowicie równoważny własnoręcznemu na terenie całej Unii Europejskiej, zgodnie z rozporządzeniem eIDAS.

Co to jest podpis zaufany?

Podpis zaufany to bezkosztowe narzędzie cyfrowe oferowane przez polskie władze, które pozwala potwierdzić tożsamość oraz elektronicznie podpisać dokumenty podczas kontaktów z urzędami. Opiera się na profilu zaufanym, czyli elektronicznym potwierdzeniu tożsamości obywatela, które można założyć na stronie lub za pośrednictwem systemu bankowości internetowej.

W praktyce podpis zaufany to zaawansowany podpis elektroniczny (AES) w formatach XAdES lub PAdES, a potwierdzeniem tożsamości osoby podpisującej jest certyfikat niekwalifikowany wydany przez Ministra Cyfryzacji. Każde podpisanie dokumentu potwierdza jednorazowy kod SMS, co gwarantuje, że tylko użytkownik przypisanego numeru telefonu może złożyć podpis w danym czasie.

To bezpłatne rozwiązanie jest przeznaczone dla wszystkich obywateli posiadających:

• Profil zaufany,
• E-dowód,
• Aplikację mObywatel.

Podpis zaufany służy głównie do załatwiania spraw w elektronicznej administracji.

Czym różni się podpis zaufany od kwalifikowanego?

Główna różnica między podpisem zaufanym a kwalifikowanym tkwi w ich mocy prawnej oraz zakresie zastosowania.Podpis zaufany jest wykorzystywany wyłącznie w kontaktach z instytucjami publicznymi i jest dostępny bezpłatnie, ponieważ opiera się na certyfikacie niekwalifikowanym, który wydaje Minister Cyfryzacji.

Natomiast kwalifikowany podpis elektroniczny bazuje na certyfikacie kwalifikowanym, który wydają akredytowane centra certyfikacji, takie jak Certum, EuroCert, PWPW czy Sigillum. Ten rodzaj podpisu posiada równą wartość prawną co podpis własnoręczny i obowiązuje na terenie całej Unii Europejskiej.

Podpis kwalifikowany nie ogranicza się do kontaktów z administracją, jest także wykorzystywany w relacjach prywatnych i w biznesie. Idealnie nadaje się do podpisywania umów handlowych, udziału w przetargach, aktów notarialnych oraz dokumentów kadrowych.

Certyfikat kwalifikowany wiąże się z opłatą, która zazwyczaj wynosi od 239 do 490 zł rocznie, w zależności od dostawcy oraz czasu ważności. Ponadto, wymagana jest jednorazowa weryfikacja tożsamości, która może odbyć się osobiście lub za pośrednictwem usługi wideo-weryfikacji.

Decyzja o wyborze między podpisem zaufanym a kwalifikowanym zależy od konkretnego celu.

• Do korzystania z e-usług urzędowych zazwyczaj wystarczy podpis zaufany,
• Do zawierania umów z przedsiębiorstwami niezbędny jest podpis kwalifikowany.

Jak założyć profil zaufany przez internet?

Profil zaufany przez internet założysz najszybciej korzystając z bankowości elektronicznej. Usługę tę oferują między innymi PKO BP, ING, Pekao, mBank, Santander, Millennium, BNP Paribas oraz Credit Agricole. W panelu bankowości internetowej wystarczy odszukać sekcję związaną z usługami publicznymi lub e-administracją i wybrać opcję utworzenia profilu zaufanego. Tożsamość zostanie automatycznie zweryfikowana na podstawie danych Twojego konta.

Inną możliwością jest złożenie wniosku przez internet na stronie , jednak w takim przypadku potwierdzenie tożsamości trzeba przeprowadzić osobiście w jednym z Punktów Potwierdzających, na przykład w urzędzie skarbowym, ZUS-ie lub urzędzie gminy, i to w terminie 14 dni od złożenia wniosku. Od 2022 roku profil zaufany można również założyć i potwierdzić za pomocą aplikacji mObywatel. Wymaga to posiadania dowodu osobistego z warstwą elektroniczną (biometryczną) oraz smartfona wyposażonego w moduł NFC.

Po aktywacji Twój profil zaufany pozostaje ważny przez trzy lata, a co istotne, odnowienie odbywa się całkowicie online, bez potrzeby odwiedzania urzędu.